Tarayıcı kağıt üzerinde bulunan resimleri, fotoğrafları, yazıları bilgisayarın belleğine gönderir. Böylece kağıt üzerinde bulunan şekiller sayısallaştırılmış ve dolayısıyla bilgisayarda kullanılabilir hale gelmiş olur.Tarayıcı ile elde edilen bu şekiller çeşitli programlar sayesinde değiştirilebilmekte, büyültülüp küçültülebilmekte ve sonuçta yazıcıdan sayfa çıktısı alınabilmektedir.
Tarayıcıların değişik tip ve büyüklükte olanları vardır. Örneğin, elle hareket ettirilerek tarama yapan tipleri olduğu gibi fotokopi makinesine benzeyen tipleri de mevcuttur. 1200, 2600 dpi gibi değişik çözünürlüklerde tarayıcılar bulunmaktadır. Bilgisayar ortamına tarayıcı yardımıyla aktarılan resimleri birçok işte kullanmak mümkündür
Tarayıcılar, sadece çözünürlüklerine göre değil, algılayabildikleri renk sayısına göre de farklılık gösterirler. Renkli görüntüler bilgisayarda çok daha fazla yer tuttuğu için, genellikle ve sıkıştırma programları da kullanılır.
Profesyonel olmayan uygulamalarda, daha küçük boyutlarda olan el tarayıcıları kullanılabilir. Sayfa üzerinde gezdirilerek kullanıldıkları için el tarayıcılarının küçük bir üstünlükleri vardır:
0CR (Optical Character Recognition) Optik Karakter tanıma
Tarayıcıların getirdiği yeni bir olanak, görüntüler gibi yazıların da kağıttan
bilgisayara aktarılmalarını sağlamalarıdır. Ancak, tarayıcı ile PC’ye aktarılan bir grafik dosyasına yazılan metinler, bilgisayar tarafından resim olarak görülür. Bir fotoğraftan farkı olmayan grafik dosyasının içindeki yazılar, 0CR (Optical Character Recognition; Optik karakter tanıma) adı verilen programlar vasıtasıyla çözümlenip metin dosyalarına çevrilir.Böylece kağıt ortamındaki bir yazı, insan eliyle herhangi bir müdahaleye ve klavyeden tekrar veri girişine gerek kalmadan bilgisayara aktarılabilir. OCR programıyla ASCII metinlere dönüştürülen yazı üzerinde istenen şekilde işlemde yapılabilir. Üstelik, yazıların görüntü dosyası olarak değil de metin dosyası olarak saklanması çok daha az yer gerektirir.